Obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés
Toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions de sécurisation des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité, en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel/système de caisse sécurisé ?
✅ Sont concernés :
- Les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.
❌ Ne sont pas concernés :
- Les professionnels non soumis à la TVA (franchise en base ou exonérés)
- Ceux dont les clients sont exclusivement des professionnels
Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé ?
Non, le professionnel n’a pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour encaisser.
👉 Mais dès lors qu’il en dispose, celui-ci doit respecter des conditions :
- 🔒 Inaltérabilité
- 🔐 Sécurisation
- 📦 Conservation et archivage des données
Cette obligation concerne tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.
Quels sont les logiciels concernés ?
Tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.
➡️ Exemple : un logiciel multi-fonctions qui enregistre un paiement et génère un enregistrement comptable en mode « brouillard » est soumis à l’obligation de certification.
Quels sont les justificatifs à produire ?
✅ Seul le certificat délivré par un organisme accrédité est admis comme preuve.
⚠️ Depuis le 16 février 2025, la possibilité pour les éditeurs de logiciel d’auto-certifier via une attestation individuelle est supprimée.
⏳ Calendrier de mise en conformité
- 16 février 2025 → 31 août 2025 : attestation individuelle encore acceptée.
- 1er septembre 2025 → 31 août 2026 : logiciel doit être certifié ou en cours de demande de certification.
- À partir du 1er septembre 2026 : certification obligatoire pour tous les logiciels concernés.
📌 L’entreprise doit s’assurer que le certificat correspond à la version utilisée.
🔍 Contrôles et sanctions
L’administration fiscale peut demander le certificat :
- 📂 Lors d’une vérification de comptabilité
- 🚨 Lors d’un contrôle inopiné dans les locaux professionnels
❌ Absence de certification = amende de 7 500 € par logiciel non sécurisé, avec obligation de régulariser sous 60 jours.